وصف الوظيفة
| المقطع/الوحدة | المسمى الوظيفي |
|---|---|
| إدارة | مشرف موارد بشرية / مسؤول العمليات |
| مكان العمل | الولاية الشمالية |
| آخر موعد للتقديم | ٢٠ أبريل ٢٠٢٤ |
الواجبات والمسؤوليات:
إداري:
- ضمان إدارة استقبال المكتب بشكل جيد ومنظم والاهتمام به في جميع الأوقات، استقبال الضيوف، توجيههم، واستقبال وتوجيه المكالمات (مثل ترتيب المقاعد، الرؤية، لوحة الإشعارات، النظافة، إلخ.)
- ضمان توفير مستلزمات المكتب ولوازم المكتب ولوازم بيت الضيافة في الوقت المناسب مما يتضمن رفع طلبات الشراء.
- تقديم الدعم السريري مثل الكتابة، وأخذ الدقائق، وصياغة الرسائل، وترجمة الوثائق الإنجليزية أو العربية وما إلى ذلك.
- ضمان دفع فواتير الهاتف والكهرباء وفواتير المياه في الوقت المحدد للمكتب وبيت الضيافة والمجمعات الأخرى بالتعاون مع فريق المالية.
- تكون مسؤولة عن تنظيم فعاليات BFD مثل الندوات والاجتماعات وورش العمل.
- الاحتفاظ بسجل لجميع المستلزمات / المخزون المستخدمة في المكتب وإنتاج تقارير شهرية عن المخزون المكتبي.
- تسهيل صيانة وإصلاح مباني ومرافق المكتب والمعدات اليومية
- إدارة بيت الضيافة والمكتب يوميًا بما في ذلك الإشراف المباشر على العاملين بالنظافة.
- المساعدة في التصنيف وإعداد والاحتفاظ بقاعدة بيانات محدثة لجميع الأنشطة الإدارية وقائمة اتصال BFD بانتظام
- الإبلاغ عن جميع الأنشطة الإدارية على أساس أسبوعي / شهري إلى مدير الخط.
- موارد بشرية:
الالتزام بسياسات BFD والأدوات والكتيبات والإرشادات.
المساعدة في عملية التوظيف من خلال الاتصال بالمرشحين وترتيب الاختبارات والمقابلات وإنشاء قائمة طويلة بإشراف وثيق من قبل الموارد البشرية
متابعة حضور الموظفين/سجلات الوقت/سجلات الإجازات يوميًا وإعداد تقرير ملخصي للحضور يُقدم إلى مكتب الحقل كل شهر.
ضمان تصنيف الوثائق بشكل صحيح وفقًا لمعايير BFD.
المشاركة بنشاط في عمليات التوظيف بما في ذلك جدولة المقابلات، وإجراء المقابلات، وإعداد تقارير النتائج وفحص المراجع.
أي مهمة أخرى تُطلب من وقت لآخر.
استقبال وتوجيه الموظفين الجدد:
العمل مع منسق الميدان وقسم الموارد البشرية في تنسيق وتسهيل برنامج توجيه شامل لجميع الموظفين الجدد في مكتب الحقل.
استقبال الموظفين الجدد في إدارة BFD وسياسات الموظفين. ضمان توقيع جميع السياسات في يوم التقرير وتوضيح السياسات بشكل جيد خلال عملية الاستقبال.
دعم بشكل دوري في توجيه الموظفين حول سياسات وإجراءات الموارد البشرية في BFD.
إرسال تدريب إلزامي للموظف الجديد ومتابعته وفقًا للموعد النهائي.
إدارة الأداء:
دعم فريق الموارد البشرية في متابعة عملية إدارة الأداء لموظفي BFD في مكتب الحقل.
التواصل مع مديري الخطوط حول مواعيد إدارة الأداء وضمان اتباع عمليات إدارة الأداء.
متابعة تقديم النماذج المكتملة لإدارة الأداء وضمان تحديد أهداف الأداء.
تحديث متتبع إدارة الأداء وضمان مشاركة جميع الموظفين المؤهلين في عملية إدارة الأداء.
إدارة الإجازات/الجداول الزمنية:
توجيه عملية طلب الإجازة وتكون الحارس لنماذج طلب الإجازة في الميدان.
التحقق من الإجازة قبل الموافقة وتحديث متتبع الإجازة لجميع الموظفين كل أسبوع.
تحديث جدول تتبع الجدول الزمني شهريًا ومشاركته مع مدير الموارد البشرية.
مراقبة حضور الموظفين من خلال التحقق من السجلات على أجهزة البصمة وإنشاء سجل أسبوعي لمشاركته مع مدير الميدان.
متابعة الموظفين بشأن استخدام الإجازة وخطط الإجازة للموظفين.
إدارة التقارير وقواعد البيانات
ضمان تحديث قاعدة بيانات جميع متتبع الإجازة، قاعدة بيانات الجدول الزمني، قائمة العقود الرئيسية لجميع الموظفين، وتقارير أخرى معدة وموحدة لاستخدام الإدارة عند الاقتضاء.
الحفاظ على ملفات الموظفين محدثة على مستوى الميدان.
أرشفة ملفات الموظفين الرقمية والورقية.
المؤهلات الدنيا والمهارات والخبرة المطلوبة:
حاصل على درجة البكالوريوس في المجالات ذات الصلة
- لديه خبرة لا تقل عن سنة في العمل في وظائف مماثلة
- القدرة على التواصل بفعالية مع الفريق
- ذات دوافع ذات نتائج وحسّ تنظيم ممتاز
- مهارات كتابة جيدة – القدرة على تطوير تقارير عالية الجودة وتحليل بيانات M&E بدقة
- مهارات تواصل بين الأشخاص ومهارات تفاوض ممتازة
- القدرة على ممارسة الحكم السليم واتخاذ القرارات بسرعة وبشكل مستقل
- مرن للغاية، ولديه القدرة على التعامل مع المواقف الإجهادية.
- القدرة على التعامل مع الموظفين بشكل فعّال وتحفيزهم بشكل فعال
- القدرة على تمثيل الوكالة في اجتماعات عالية المستوى مع الحكومة المحلية
جيد في تطبيقات الحاسوب، خصوصاً مع Word وExcel، و PowerPoint يعتبر ميزة اضافية
معايير العمل الإنساني الأساسية (CHS): يُطلب من حامل الدور تنفيذ الواجبات بمراعاة معايير العمل الإنساني الأساسية، والقيم والمبادئ المحددة في سياسات BFD مثل ميثاق السلوك، والوقاية من الاستغلال والإساءة الجنسية، وحماية الطفل، ومكافحة التحرش في مكان العمل، ونزاهة الأموال، ومكافحة الانتقام، وغيرها من السياسات والإرشادات الداخلية.
فرص متساوية: يُطلب من حامل الدور تنفيذ الواجبات وفقًا لسياسات وإجراءات BFD للفرص المتساوية والتنوع.
يرجى عدم التقديم ما لم تتوافق مع متطلبات التقديم الدنيا، وإلا فلن يتم النظر في طلبك.
كيفية التقديم:
لن يتم النظر في الطلبات التي لا تحتوي على نسخة صالحة من بطاقة الهوية والدرجة العلمية!
يُشجع بشدة الإناث على التقديم
ملاحظة: سيتم إعطاء الأفضلية للمرشحين من المنطقة والمقيمين فيها.
يرجى ملاحظة أنه سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المدرجين في القائمة القصيرة!
الإعلان الرسمي: اضغط هنا
للحصول على اعلانات مماثلة انضم للقروب عبر الرابط التالي:
كيفية التقديم
يرجى تقديم سيرتك الذاتية وشهادات العمل والمؤهلات عبر الإنترنت من خلال التواصل معنا
أو إلى مكتب HAC في ولاية الشمالية، ورقم اتصال هاتفي، واثنين من المراجعين المهنيين، تاريخ الإغلاق: 20.04.2024، الساعة 14:00