- القسم/الوحدة: وحدة المالية والموارد البشرية
- المرحلة الدراسية: C-3
- المشرف: كبير مسؤولي المالية والموارد البشرية
- عدد المناصب: 1
- محطة العمل: بورت سودان
- المدة: 9 أشهر
- تاريخ الإغلاق: 20 أكتوبر 2024
الخلفية:
يتحمل قسم المالية مسؤولية تنسيق الموازنات التشغيلية السنوية، والمحاسبة، والرواتب، وتخطيط وتتبع إدارة الأصول بالتنسيق مع قسم اللوجستيات، وتكاليف الوظائف، والتقارير المالية الإلزامية والتقارير الإدارية. بينما يتحمل قسم الموارد البشرية مسؤولية إدارة الموظفين مثل التعويضات، والتوظيف، وإدارة الأداء، وتطوير المنظمة، والسلامة، والمزايا الصحية، وتحفيز الموظفين، والاتصالات، والإدارة والتدريب.
الواجبات والمسؤوليات:
المالية:
إدارة الاحتياجات اليومية وإدارة الخزينة التشغيلية.
تسجيل المصروفات اليومية على جداول “Post back” و”Fin4U”، وإجراء عمليات جرد نقدي أسبوعية وشهرية، وإجراء المطابقات الأسبوعية والشهرية لخزائن ودفعات PSD.
فحص وتقديم جميع أوراق المصروفات وعمليات الجرد النقدي قبل إجراء الجرد النقدي الرسمي (أسبوعي وشهري).
ضمان إغلاق الشهر في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
إدارة وظائف المحاسبة اليومية.
ضمان أن جميع الأوراق مطابقة لإجراءات وأنظمة Medair.
إعداد الرواتب الشهرية للموظفين المحليين.
مراجعة جميع الفواتير والمستندات الشهرية لضمان اكتمالها وأنها تمت الموافقة عليها من قبل الموظفين المعنيين بالشكل الصحيح وبالترميز السليم للمشاريع.
ضمان احتساب واستحقاق خصومات قانونية (NSI وضرائب) بشكل صحيح والدفع في الوقت المناسب.
إعداد مطابقات الخزائن والبنوك لحسابات Medair البنكية على أساس أسبوعي وشهري.
معالجة المعاملات البنكية والنقدية.
المساعدة في إعداد توقعات الاحتياجات النقدية الشهرية بالتعاون مع مدير الموارد البشرية/المالية.
الموارد البشرية:
معالجة المعلومات الدقيقة التي ستدعم فريق الإدارة:
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة بجميع المعلومات عن الموظفين الحاليين للمنظمة الداعمين لمكتب بورت سودان، بما في ذلك المعلومات الشخصية والراتب وفترة العمل في المنظمة وأية شكاوى سابقة، إن وجدت.
الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالأنشطة المذكورة أعلاه بطريقة منظمة.
ضمان الامتثال للالتزامات المتعلقة بالموارد البشرية بما في ذلك قوانين العمل وسياسات الموارد البشرية.
تسهيل عمليات التوظيف والموظفين الجدد:
التنسيق والدعم لجميع جوانب عملية التوظيف والاختيار للموظفين المحليين لجميع المشاريع، بالتنسيق مع مستوى HAC ومع وزارة العمل على مستوى الولاية، مع ضمان اتباع عملية التوظيف لدى Medair للممارسات الجيدة وفقًا للقانون.
الحفاظ على وثائق متعلقة بعملية التوظيف والاختيار مخزنة ومرتبة جيدًا.
إعداد عقود عمل الموظفين المحليين وتحديثات/تعديلات العقود.
تقديم التوجيه الأولي للموظفين الجدد.
تسهيل إدارة الرواتب والمزايا:
تسجيل المعلومات المحدثة عن الموظفين الجدد والتغييرات في رواتب الموظفين أو مسميات الوظائف أو أماكن العمل.
الحفاظ على سجلات دقيقة لمزايا الموظفين والتعويضات الإضافية.
المتابعة مع NSI لضمان أن الموظفين المحليين لديهم أرقام NSI ويساهمون في الصندوق.
- الحد الأدنى من المؤهلات والمهارات والخبرة المطلوبة:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المالية أو الموارد البشرية أو تخصصات ذات صلة أخرى
2 سنوات من الخبرة المهنية داخل منظمة غير حكومية دولية في مجال مماثل أو ذي صلة
مستوى عالي من اللغة العربية المكتوبة والمنطوقة، ومستوى جيد من اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة
الكفاءة في الحاسوب مع معرفة جيدة بـ Microsoft Excel و Word و Outlook - القدرة على العمل بشكل مستقل ومنظم
- القدرة على التواصل بفعالية مع جميع المستويات داخل المنظمة
- فهم وتطبيق سياسات وإجراءات المنظمة
- مهارات تحليلية وحل المشكلات
- القدرة على إدارة الوقت والأولويات بفعالية
المهارات المفضلة:
- خبرة في منظمة غير حكومية دولية في بيئة متعددة الثقافات
- معرفة بقوانين العمل والتشريعات ذات الصلة في السودان
- معرفة بالنظم المحاسبية والبرمجيات المالية المستخدمة في المنظمة
- مهارات في تكنولوجيا المعلومات والحوسبة