وصف الوظيفة
- الموقع: كادوقلي مع ضرورة السفر إلى مناطق التدخل التي تعمل فيها منظمة العمل ضد الجوع
- العنوان: ضابط لوجستيات
- المدة: 12 شهر
- طول المنصب: سنة واحدة (قابلة للتجديد بناءً على التقييم)
- الراتب: 1155 دولار أمريكي (إجمالي)
- تاريخ الإغلاق: 22 أغسطس 2024
ستساهم في إنهاء الجوع في العالم من خلال …
سيضمن ضابط اللوجستيات الأساسي إدارة اللوجستيات بشكل عام على مستوى القاعدة، من حيث التخطيط والدعم الفني للفريق وإدارة المستودعات وإدارة الأسطول وإدارة المعدات/ المخزون وإدارة تكنولوجيا المعلومات وتنفيذ إطار المشاريع في مجال اللوجستيات.
لضمان شراء الإمدادات وفقًا للاحتياجات المعلنة وبما يتوافق مع إجراءات منظمة العمل ضد الجوع.
ضمان الإدارة اللوجستية اليومية للقاعدة (إدارة الهياكل، وإدارة أسطول المركبات، وإدارة المعدات، وإدارة تكنولوجيا المعلومات، إلخ.)
الحفاظ على مراقبة السلامة من خلال التواصل بالمعلومات ذات الصلة مع الإدارة المباشرة وضابط أمن القاعدة وتحديث وثيقة إدارة السلامة.
ستشمل الأنشطة الرئيسية في دورك:
الهدف 1: إدارة سلسلة التوريد (30%)
ضمان فهم وتطبيق إجراءات الشراء الخاصة بمنظمة العمل ضد الجوع والأدوات الجديدة؛ سياسة الشراء الأخلاقية؛ بروتوكول إدارة تضارب المصالح وسياسة المشتريات.
الإشراف على عملية شراء البرنامج.
دعم المراجعين الفنيين واللوجستيين المختلفين في صياغة ومراقبة إجراءات المناقصات وفقًا للتشريعات الوطنية.
إنفاذ مبادئ توجيهية اللوجستيات الخاصة بمنظمة العمل ضد الجوع والجهات المانحة في جميع إجراءات اللوجستيات.
الحصول على البيانات اللازمة لخطط شراء المشاريع واقتراحات المشاريع؛ صياغة والإشراف على تنفيذ خطط شراء المشاريع وتنبيه منسق اللوجستيات بأي تأخيرات تشغيلية.
توقع الأسواق والإجراءات المختلفة التي يجب احترامها وفقًا لإجراءات منظمة العمل ضد الجوع وكذلك بالنسبة للجهات المانحة.
إنشاء عقود إطارية مع موردين مناسبين وفقًا لمبادئ توجيهية Kit Log V3.6 وبإشراف المدير المباشر.
إبلاغ الإدارة بالنفقات المتوقعة.
ضمان تقديم المدفوعات في الوقت المناسب إلى المالية.
متابعة المالية لإصدار الدفعة.
ضمان تحديث متابعة المشتريات (PFU) ومتابعة المخزون (SFU) وتقارير المخزون ومتابعة العقود (CFU) بانتظام وضمان مشاركة أسبوعية لمراقبة المشتريات مع تنسيق اللوجستيات والموظفين الفنيين ورئيس القاعدة.
إجراء مسوحات السوق والموردين بشكل منتظم. حيثما لزم الأمر، دعم مديري البرامج في تقييمات السوق ذات الصلة بالبرنامج.
ضمان قائمة أسعار لكل قاعدة.
ضمان تحديث قاعدة بيانات الموردين.
إعداد جميع العقود على مستوى القاعدة.
مراقبة إدارة قطع الغيار والمخزون المبرمج (ظروف التخزين، التقارير، تواريخ انتهاء الصلاحية)؛ ضمان الإدارة والمراقبة المناسبة لمخزون الوقود وإجراء المخزون الدوري اللازم.
التحقق من عمليات التسليم إلى الإدارات الطالبة وقواعد البرامج والشركاء.
ضمان التحقق من طلبات الشراء وملفات الشراء على مستوى القاعدة وفقًا لنظام التوقيع المأذون به؛ إرسال الملفات إلى فريق التنسيق لمستويات أعلى من التحقق.
التحكم في الأرشفة الإلكترونية والحفاظ على نسخ مادية من الأرشفة المرسلة إلى العاصمة.
إرسال وثائق الشراء إلى العاصمة للأرشفة بتردد تحدده منسق اللوجستيات.
تقديم دعم مؤقت لفِرق اللوجستيات في القواعد الأخرى (رحلات إلى قواعد أخرى، مشتريات ليتم إجراؤها لقواعد أخرى).
الهدف 2: ضمان الامتثال في إدارة سلسلة التوريد (5%)
ضمان تطبيق جميع موظفي اللوجستيات والبرنامج لسياسات منظمة العمل ضد الجوع في إدارة سلسلة التوريد ويتم أرشفة جميع وثائق الأرشفة وفقًا لإجراءات Kit Log ولوائح الجهات المانحة.
إجراء فحوصات عشوائية للإجراءات التي يتم تنفيذها على مستوى القاعدة.
تقديم أي وثائق داعمة مفقودة لإجراءات المراجعة.
التأكد من مسح جميع وثائق سلسلة التوريد (PD، PR، SRO، DN، إلخ.) وأرشفتها في نسخة إلكترونية (على Office 365) وفي نسخة ورقية في غرفة الأرشفة.
الهدف 3: إدارة أسطول المركبات (20%)
الإشراف على التخطيط اليومي والأسبوعي للحركة وفقًا لطلبات المشروع.
ضمان الامتثال الكامل لقواعد أمن منظمة العمل ضد الجوع للسائقين (استخدام حزام الأمان، حدود السرعة، التقارير اليومية، إلخ.).
تحديد الحد الأدنى من معدات السلامة المطلوبة في المركبات (مثل طقم الإسعافات الأولية، طفاية الحريق، طقم إزالة الرمال أو الأدوات)، اعتمادًا على المشروع، وضمان صيانتها.
العمل مع منسق اللوجستيات لضمان تنفيذ السياسة العامة لاستخدام المركبات بشكل صحيح.
الإشراف على تحركات المركبات داخل القاعدة والقواعد الفرعية، وضمان التخطيط الأمثل والأمن للحركات في جميع القواعد.
التنسيق مع ضابط أمن القاعدة لتخطيط تحركات المركبات وفقًا للتطورات الأمنية.
ضمان مراقبة صيانة واستهلاك الوقود للمركبات وفقًا لـ Kit Log (سجل القيادة، واستخدام الوقود، إلخ.).
ضمان المتابعة المناسبة للمهام الإدارية للأسطول (عقود الإيجار، والتأمين، والتراخيص).
ضمان امتثال جميع المركبات التي تستخدمها منظمة العمل ضد الجوع للتشريعات الوطنية الحالية (التسجيل، التأمين، الفحص الفني، إلخ.).
ضمان التخطيط للصيانة والخدمة لمركبات منظمة العمل ضد الجوع والمركبات المستأجرة.
ضمان الإدارة المناسبة لمخزون قطع الغيار.
تجميع وتتبع استهلاك الوقود في قاعدة البيانات لجميع المركبات (منظمة العمل ضد الجوع، والإيجار) داخل قاعدة البيانات.
إحاطة سائقي المركبات المستأجرة بإجراءات لوجستيات منظمة العمل ضد الجوع.
الهدف 4: إدارة المستودعات والمخزون (20%)
الإشراف على عمليات وصيانة مرافق المستودعات، بما في ذلك ظروف التخزين، وتنظيم المخزون، والأمن، وإدارة الآفات، والتحكم في درجة الحرارة/ الرطوبة.
تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية لإدارة المخزون، بما في ذلك استلام المخزون، والتخزين، والتدوير، والشحن.
ضمان الحفاظ على سجلات مخزون دقيقة ومحدثة في القاعدة، باستخدام نظام يدوي ورقمي، لتتبع مستويات المخزون وتواريخ انتهاء الصلاحية وحركات المخزون.
جدولة عمليات العد المادي للمخزون بانتظام وضمان مطابقتها مع المخزون المسجل لتحديد أي اختلافات.
تنفيذ نظام “أول من ينتهي صلاحيته، أول من يخرج” (FEFO) لضمان الاستخدام الفوري للسلع ذات العمر الافتراضي الأقصر.
تحليل بيانات المخزون لتحديد اتجاهات المخزون، وتوقع الاحتياجات المستقبلية، ودعم عملية تخطيط المشتريات.
التنسيق مع فريق البرنامج لفهم متطلباتهم من المخزون وضمان توفر الإمدادات المطلوبة.
مشاركة المعلومات حول متابعة المخزون مع فرق البرنامج بشكل منهجي.
تدريب موظفي المستودع على ممارسات التخزين والتعامل وإدارة المخزون المناسبة.
إنشاء آليات الإبلاغ لتقديم تحديثات منتظمة حول مستويات المخزون ونقص المخزون وأداء إدارة المخزون.
الهدف 5: إدارة المعدات والاتصالات (10%)
ضمان التسمية الصحيحة واستخدام وصيانة وتخزين وإصلاح جميع معدات تكنولوجيا المعلومات (الحواسيب، الطابعات، إلخ.).
الحفاظ على مخزون محدث لأصول تكنولوجيا المعلومات والتنسيق مع فريق تكنولوجيا المعلومات المركزي لأي دعم أو بدائل مطلوبة.
تقديم استكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسي ودعم المستخدمين لفِرق البرنامج واللوجستيات بشأن مشكلات تتعلق بتكنولوجيا المعلومات، بالتنسيق مع مرجع تكنولوجيا المعلومات في العاصمة.
ضمان تحديث قائمة المعدات.
إدارة ومراقبة مخزون لوازم القرطاسية المكتبية.
الإشراف على تخصيص واستخدام المعدات بشكل مناسب لجميع المستخدمين من خلال ملء نموذج قرض المواد.
تنفيذ معايير السلامة للهياكل (طفايات الحريق، تأمين النظم الكهربائية، الحواجز، إلخ.).
ضمان الحالة الجيدة وصيانة مبانِ منظمة العمل ضد الجوع على مستوى القاعدة.
ضمان حصول المرافق على الموارد التي تحتاجها (المياه، الكهرباء، إلخ …) على مستوى القاعدة.
المشاركة في وضع خطة السلامة المحلية/ إجراءات التشغيل القياسية وملحقاتها.
الهدف 6: إدارة الموارد البشرية (10%)
إدارة قسم اللوجستيات بكفاءة على مستوى القاعدة (مساعد لوجستيات واحد أو اثنين)، وضمان إنجاز المهام والإبلاغ عنها.
إجراء تقييم سنوي لمساعدي اللوجستيات تحت مسؤوليتهم.
وضع وتنفيذ خطة عمل شخصية ومساعد لوجستيات بالتنسيق مع منسق اللوجستيات.
وضع وتنفيذ خطة تدريب لمساعدي اللوجستيات بالتنسيق مع منسق اللوجستيات.
التخطيط وإلغاء عطلات الموظفين.
الهدف 7: الإبلاغ والتنسيق (5%)
تقديم تقارير بشكل شهري وعند الطلب.
ضمان الأرشفة المناسبة لوثائق سلسلة التوريد.
ضمان وجود اتصال بين فريق التوريد والبرامج.
المشاركة في الاجتماعات الأسبوعية مع فرق البرنامج و/ أو إدارة القاعدة لتقديم تحديثات حول حالة إجراءات الشراء والأنشطة اللوجستية، وتنبيه أي تأخيرات أو تحديات في تنفيذ الأنشطة أو في معالجة طلبات الشراء.
تقديم تقرير منتظم عن الأنشطة اللوجستية التشغيلية إلى رئيس القاعدة وفِرق البرنامج ومنسق اللوجستيات (الجدول الزمني، تقارير اللوجستيات الشهرية – PFU، SFU، CFU، تقرير المخزون).
التأكد من مسح جميع وثائق سلسلة التوريد (PD، PR، SRO، DN، إلخ.) وأرشفتها في نسخة إلكترونية (على Office 365) وفي نسخة ورقية في غرفة الأرشفة.
ضمان اكتمال تقرير اللوجستيات الشهري بشكل صحيح ومشاركته مع منسق اللوجستيات وفقًا للإطار الزمني المتفق عليه.
هل تلبي معايير الملف الشخصي المطلوبة؟
التدريب: درجة أو دبلوم في اللوجستيات أو إدارة الأعمال أو سلسلة التوريد أو الاقتصاد أو ما شابه ذلك
المعرفة التقنية المحددة: معرفة الإدارة اليومية لقاعدة لوجستية؛ معرفة إدارة اللوجستيات في الاستجابة الإنسانية؛ معرفة جيدة بإدارة اللوجستيات مع الشركاء
الخبرة السابقة (السنوات): خبرة مهنية لا تقل عن 3 سنوات كضابط لوجستيات أساسي؛ خبرة دولية مرغوبة
معرفة القطاع الإنساني: مطلوب خبرة إنسانية سابقة.
معرفة المنظمة: مطلوب خبرة سابقة في المنظمات غير الحكومية الدولية؛ معرفة منظمة العمل ضد الجوع هي ميزة كبيرة
اللغات: إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً ونطقًا
أنظمة تكنولوجيا المعلومات: إتقان تام لـ Word و Excel و PowerPoint؛ معرفة أساسية بتكنولوجيا المعلومات
التنقل (وطنية/ دولية)
منصب وطني، مع تحركات بين كادوقلي وعبد الواحد [تكيف حسب الاقتضاء] إذا سمح الوضع الأمني
الالتزام بالمساواة بين الجنسين
خبرة سابقة قيّمة في القضايا المتعلقة بتعزيز المساواة بين الجنسين أو الالتزام الشخصي بالمساواة بين الجنسين.
حزمة تعويضاتنا:
- الموقع: كادوقلي مع ضرورة السفر إلى مناطق التدخل التي تعمل فيها منظمة العمل ضد الجوع
- طول المنصب: سنة واحدة (قابلة للتجديد بناءً على التقييم)
- المدير المباشر: منسق اللوجستيات
- الراتب: 1155 دولار أمريكي (إجمالي)
- الإجازة السنوية: 20 يوم/ سنة
- خدمة الرعاية العاطفية في خدمة الموظف وعائلته.
ملاحظات:
هذه وظيفة وطنية للسودانيين فقط.
قد يتم الاتصال بالمرشحين لوظائف مناسبة أخرى داخل منظمة العمل ضد الجوع.
نظرًا لعدد الطلبات الكبير الذي تم استلامه، سيتم الاتصال بالمرشحين المحتملين فقط.
تشجيع النساء على التقدم لهذه الوظيفة.
تلتزم منظمة العمل ضد الجوع بمنع أي نوع من السلوك غير المرغوب فيه في العمل مثل، على سبيل المثال لا الحصر، التحرش الجنسي، والاستغلال الجنسي، وإساءة الاستخدام، ونقص النزاهة و/ أو سوء السلوك المالي؛ نتوقع من جميع الموظفين والمتطوعين مشاركة هذا الالتزام من خلال تأييد مدونة قواعد السلوك والسياسات ذات الصلة الأخرى، ولن يتم توظيف سوى أولئك الذين يشاركون قيمنا ومدونة قواعد السلوك للعمل معنا.
لمتابعة اخر الفرص والتقديم لها انضم الينا :