منظمة الوحدة من أجل السلام (UPO) هي منظمة وطنية سودانية تأسست عام 2009 وتعمل منذ عام 2010. تسعى UPO لبناء السلام في السودان من خلال التخفيف من حدة النزاعات والمصالحة، وإلهام وتزويد المجتمعات المحلية بالمهارات الكافية والمتغيرة للحياة لتمكينهم وتمكين معيشتهم. نرى سودانًا أكثر سلامًا وتقدمًا اجتماعيًا واقتصاديًا وسياسيًا.
رقم الشاغر: 03
المسؤول عن: مدراء المناطق، المشتريات، اللوجستيات، السائقين، المستشار القانوني، الطهاة / عمال النظافة، الحراس، مساعدو الإدارة
الإدارة المباشرة: مدراء المناطق، المشتريات، اللوجستيات، السائقين، المستشار القانوني، الطهاة / عمال النظافة، الحراس، مساعدو الإدارة
القسم / الوحدة: دعم العمليات
المستوى الوظيفي: E5
المدير المباشر: المدير التنفيذي
عدد الوظائف: 01
مكان العمل: بورت سودان
المدة: 12 شهرًا
آخر موعد للتقديم: 15 أكتوبر 2024
الخلفية:
الغرض من الوظيفة: يشغل شاغل هذا المنصب منصبًا رفيعًا في فريق الإدارة القطرية، وبالتالي سيساهم بنشاط وفعالية في عملية تشغيل المكتب القطري والتخطيط الاستراتيجي.
سيكون الشخص قائد الفريق العام المسؤول عن خدمات دعم العمليات الشاملة، أي إدارة الميزانية، وبناء الشراكات، واللوجستيات، والإدارة، والمشتريات، والصحة والسلامة، والأمن، وتكنولوجيا المعلومات، وتقديم الدعم الشامل للمكتب القطري بالإضافة إلى عمليات المكاتب الميدانية.
سيكون المسؤول عن ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية ذات الصلة للجهات المانحة والمنظمة، بالإضافة إلى تطوير وتحديث الدليل التنظيمي والمبادئ التوجيهية لعملية السودان.
سيركز شاغل المنصب على ضمان الاتساق والتناغم في إجراءات المنظمة وسياساتها عبر المكاتب الميدانية في السودان، بالإضافة إلى بناء قدرات موظفي إدارة العمليات وتقديم التوجيه والمشورة لفريق الإدارة والبرامج.
الواجبات والمسؤوليات:
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة الميدان وترتيب الشراكات
مسؤول إدارة الميدان (FOM) مسؤول عن العملية اليومية للمكاتب الميدانية، بما في ذلك الإشراف على مدراء المناطق، بالإضافة إلى التخطيط والإبلاغ.
قيادة العمليات الميدانية الاستراتيجية من حيث التركيز الجغرافي والقطاعي.
تنسيق عمليات UPO بما في ذلك إدارة علاقات الشركاء.
بالتنسيق مع فريق البرنامج، تحديد الاستراتيجية والنتائج المشتركة لكل مكتب ميداني ومدير منطقة.
قيادة والإشراف على أي تقييم للعناية الواجبة لـ UPO للشراكة المحتملة مع منظمات أخرى.
إعداد وتجميع التقارير الأسبوعية لتقديمها إلى المدير التنفيذي كل يوم خميس، بالإضافة إلى تقارير شهرية كل شهر خامس.
ب) الإدارة
- التواصل مع الحكومة، بما في ذلك الجمارك، وهيئة الطيران المدني، والأمن، والوزارات المعنية، للحصول على أي تصاريح / تراخيص مطلوبة، بما في ذلك إعداد المساعدة الفنية، وتصاريح التأشيرات / السفر، ومذكرات التفاهم المراد توقيعها مع الوزارات.
- حضور اجتماعات التنسيق القطاعية التي تمثل UPO على الصعيدين الإقليمي وفي مستوى الخرطوم عند الحاجة.
- تفويض المدفوعات بناءً على حدود المشتريات، بالإضافة إلى توافر الأموال / الميزانيات.
- مراجعة وموافقة على توقعات النقدية الواردة من المكاتب الميدانية، بالإضافة إلى إجراء عمليات تصفية بانتظام (شهريًا).
- الإشراف على فريق المشتريات واللوجستيات وتقديم القيادة والدعم له، وضمان الامتثال والالتزام بسياسات المنظمة، ولوائح المنظمة والجهات المانحة، بالإضافة إلى قوانين البلد.
إدارة المخاطر
- مراقبة سياسات وإجراءات إدارة المخاطر لضمان تقليل مخاطر البرنامج والمنظمة إلى الحد الأدنى.
- تقديم المشورة لقيادة المنظمة بشأن التغطية التأمينية المناسبة للمنظمة.
- تعظيم الدخل حيثما أمكن ومناسب.
- التفاوض مع البنك للحصول على خطوط ائتمان أو خدمات مالية أخرى حسب الحاجة والمناسب.
- تأمين أصول UPO لدى شركة جيدة وذات سمعة طيبة.
إدارة المشاريع.
- تقديم كافة الدعم اللوجستي اللازم للفريق الفني لتسهيل تنفيذ أنشطة المشروع في الوقت المناسب.
- ضمان أن فرق المشروع على دراية بسياسات UPO والجهات المانحة، بما في ذلك متطلبات التخفيف من المخاطر.
- تقديم دورات تدريبية لفرق المشروع بشأن عمليات التصفية، بالإضافة إلى متطلبات تنفيذ المشاريع.
اللوجستيات والمشتريات وإدارة الميزانية
- ضمان اتباع إجراءات الشراء الشفافة عبر مكاتب UPO الميدانية في السودان والمكتب، والحفاظ على سجلات المشتريات وتحديثها.
- ضمان حصول UPO على صفقات جيدة تحافظ على أعلى مستويات ممكنة من الجودة والكمية والتسليم في الوقت المناسب، وأفضل الأسعار.
- المسؤول عن تطوير نظام مناسب لإدارة الأصول وتطبيقه في جميع أماكن العمل ومواقع UPO في السودان، بما في ذلك حفظ سجلاتها بشكل صحيح، والتأمين، والصيانة.
- إجراء مسح أسعار السوق الشهري والربع سنوي، وضمان توليد معلومات موثوقة للمساعدة في اقتراح مقدمي خدمات ذوي سمعة طيبة للموافقة عليهم من قبل المكتب (أي مقدمي الخدمات، والموردين، والمستشارين، إلخ).
- ضمان الحفاظ على عمليات فحص مراقبة الجودة في جميع المشتريات، واستخدام الأشخاص المهرة ذوي الخبرة لتحديد ذلك.
- تطوير نظام للجرد وقياس المسافات ونظام استخدام الوقود، وضمان تطبيقه في الوقت المناسب.
- ضمان استمرار إدارة المركبات والتحكم فيها بشكل عام، والحفاظ على ضوابط وفحوصات متقاطعة منتظمة، وإنتاج تقارير منتظمة للإدارة.
- ضمان صيانة المستودعات وبيوت الضيافة وفقًا لسياسات UPO، بما في ذلك إنشاء أنظمة مناسبة لذلك.
- إدارة جميع الميزانيات المتعلقة بالعمليات، وضمان وضع استراتيجيات للنفقات وتحقيق قيمة مقابل المال.
د) معلومات الأمن والإنذار
- العمل كمسؤول اتصال للأمن لـ UPO في السودان، مع مواكبة التطورات الأمنية في السودان وفي المنطقة من خلال وسائل رسمية وغير رسمية؛
- العمل عن كثب مع مدراء المناطق الذين هم مسؤولي الأمن في الميدان، وإعداد وتقديم تحديثات أمنية منتظمة حسبما تقتضي الإدارة على جميع المستويات، ومشاركتها مع جميع الزملاء.
- تطوير وتحديث، حسب الحاجة، بروتوكولات / خطط أمنية كافية لـ UPO في السودان، مع ضمان إبلاغ الموظفين وتدريبهم بشكل كافٍ على هذه البروتوكولات، وأن يتم اتباع البروتوكولات بفعالية.
- حضور اجتماعات بعثة الأمم المتحدة للدعم في السودان واجتماعات الأمن الأخرى، وإبقاء المكتب على اطلاع دائم وتحديثه.
- إجراء تقييمات لمخاطر الأمن وخطط التدريبات الأمنية والتمارين بالتشاور مع الإدارة.
خدمات تكنولوجيا المعلومات
- ضمان حصول UPO على خدمات دعم تكنولوجيا المعلومات الفعالة في الوقت المناسب.
- ضمان تكامل جميع مجالات المعلومات وأنظمة الاتصال في UPO بكفاءة على المدى القصير والطويل.
- ضمان التطوير والإدارة والصيانة الفعالة لخدمات دعم تكنولوجيا المعلومات لمكتب السودان لجميع الموظفين.
العلاقة بالعمل:
- يقدم مسؤول إدارة الميدان (FOM) تقاريره مباشرة إلى المدير التنفيذي من خلال اجتماعات أسبوعية، وخطط شهرية، وتحديثات وتقارير أسبوعية وشهرية. يشرف FOM مباشرة على مدراء المناطق (جنوب دارفور، شمال دارفور، شرق دارفور، وسط دارفور، غرب دارفور وجنوب كردفان، القضارف).
- مسؤول إدارة الميدان (FOM) مسؤول عن العملية الميدانية، بما في ذلك التخطيط والتنفيذ والإبلاغ من قبل مدراء المناطق. يجب عليهم تقديم تقارير أسبوعية إلى FOM على أساس أسبوعي وشهري.
ظروف العمل
- يتم العمل عادةً خلال ساعات العمل، ولكن في حالة عدم تسليم العمل في الوقت المحدد، يتطلب المنصب من الموظف العمل بعد ساعات العمل العادية، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع، والمساء، والعطلات، عند الضرورة.
- على الرغم من أن UPO توفر بيئة عمل لائقة في مقر العمل، إلا أنه في المناطق النائية قد لا يكون ذلك ممكنًا.
الحد الأدنى للمؤهلات والمهارات والخبرة المطلوبة:
الخبرة:
الخبرة العملية ذات الصلة:
- الحد الأدنى 7 سنوات: خبرة في المشتريات، وإدارة سلسلة التوريد، أو إدارة العمليات، ويفضل أن يكون ذلك في سياق إنساني أو تنمية دولية.
الخبرة الميدانية:
- الخبرة الميدانية الإنسانية: خبرة في العمل في سياقات الطوارئ أو التنمية، مع فهم التحديات والقيود الفريدة للمناطق الإنسانية.
خبرة الإدارة:
- الأدوار الإشرافية: خبرة في إدارة الفرق وقيادة المشاريع.
المعرفة التنظيمية:
- فهم لوائح الجهات المانحة: معرفة بمتطلبات الجهات المانحة ومعايير الامتثال ذات الصلة بالمعونة الإنسانية.
للتقديم، يُرجى مشاركة سيرتك الذاتية المحدثة إلى: career@unitedpeac.org، مع ذكر عنوان الوظيفة في موضوع البريد الإلكتروني.
الموقع الرسمي للإعلان